Ons kantoor begeleidt ondernemers onder andere bij het oprichten van Spaanse ondernemingen (sociedad limitada, te vergelijken met een besloten vennootschap), en OTIS adviseert Nederlanders met bedrijven in Spanje.

Hoewel iedereen zich graag richt op de core business, zijn er ook een hoop randzaken met een juridisch tintje waar je mee te maken krijgt als ondernemer in Spanje. De randzaken gaan verder dan het bijhouden van de boekhouding en het doen van belastingaangiften.

Compliance Spaans bedrijf

Zo bestaat de wettelijke verplichting om de akten en boeken van de onderneming te hebben. De boeken dienen altijd up-to-date te zijn en moeten te allen tijde beschikbaar zijn voor de aandeelhouders, de belastingdienst en andere belanghebbenden. De termijn voor het legaliseren van de boeken is vier maanden na het einde van het boekjaar. Dit is een onderdeel van de wettelijke compliance van het bedrijf.

Deze termijn dient strikt te worden nageleefd. Hier spelen verschillende consequenties een rol:

• De transparantie van het bedrijf: bij een gebrek aan transparantie kan het vertrouwen van investeerders worden geschaad. Ook kan er een risico ontstaan bij het nemen van beslissingen indien er geen bewijs van die beslissingen aanwezig is. Genomen besluiten kunnen dan betwist worden, en dit kan tot juridische conflicten leiden.
• Administratieve sancties: Spaanse autoriteiten, zoals het handelsregister en de belastingdienst, kunnen sancties opleggen indien er niet is voldaan aan de wettelijke compliance verplichtingen.
• Bestuurdersaansprakelijkheid: de bestuurders van de onderneming kunnen aansprakelijk zijn voor het niet naleven van deze wettelijke verplichtingen.

Wat bedoelen we nu precies met deze wettelijke compliance? Denk aan onder meer de volgende jaarlijkse terugkerende verplichtingen:

1. Boek waarin de aandeelhouders worden bijgehouden (libro de socios)
2. Het hebben van notulen van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders, waarin de eventuele uitkering van dividenden, jaarrekening en bekrachtiging of ontslag van bestuurders worden besproken
3. Boek waarin de notulen van de gewone en buitengewone aandeelhoudersvergadering worden opgeslagen (libro de actas de juntas general)
4. Als er een raad van bestuur is, dienen de notulen te worden bijgehouden van de door het bestuur genomen beslissingen (libro de actas del consejo de administración)

Andere zaken die nodig of van toepassing kunnen zijn binnen het bedrijf:

1. Bij wijzigingen in de onderneming: het hebben van notulen van de buitengewone vergadering (denk aan wijziging doel, statuten, kapitaalverhoging, zetelwijziging etc) en het uitvoeren van die wijziging
2. Het oplossen van juridische conflicten met betrekking tot de onderneming, bestuurders en aandeelhouders
3. Advisering op het gebied van de wetgeving omtrent de voorkoming van witwaspraktijken
4. Advisering met betrekking tot het privacybeleid (bescherming persoonsgegevens)
5. Advisering en uitvoeren van de sluiting en ontbinding van de onderneming

OTIS Legal Group helpt je graag met het regelen van deze compliance-zaken, uiteraard voor zover mogelijk digitaal, zodat jij je kan focussen op jouw core business. Wij kunnen jaarlijks de akten en (digitale) boeken voor je regelen en bijhouden, in samenwerking met jouw gestor en belastingadviseur. Ook kunnen we de andere genoemde randzaken regelen, bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de onderneming.

Neem vrijblijvend contact met ons op. We staan graag voor je klaar.