Heb je een Nederlands bedrijf, en ga je werknemers in Spanje aannemen? Als die werknemers in Spanje wonen en werken, zullen deze waarschijnlijk in Spanje loonbelasting en sociale lasten moeten afdragen. Het maakt hierbij niet uit van welke nationaliteit de werknemers zijn. Indien er werknemers voor slechts een korte periode naar Spanje komen, zullen deze echter loonbelasting en sociale lasten in het land van herkomst blijven betalen.

Wanneer je werknemers in Spanje hebt, zal je als werkgever een registratie in Spanje moeten hebben. Afhankelijk van de specifieke situatie, kan dit een vaste of niet-vaste inrichting zijn. Een vaste inrichting kan bijvoorbeeld zijn een sociedad limitada, te vergelijken met een Nederlandse besloten vennootschap. Een niet-vaste inrichting is een entiteit dat gekoppeld is en afhankelijk is van de moedervennootschap. Recentelijk is de regelgeving op dit gebied en zijn de criteria van de Spaanse belastingdienst aangescherpt, waardoor je al snel uitkomt op een vaste inrichting. Hoe dan ook, een registratie van de werkgever in Spanje zal moeten plaatsvinden wanneer er werknemers in Spanje zijn. Ook zullen er bepaalde fiscale verplichtingen in Spanje ontstaan.

Het is belangrijk om dit goed te regelen, het liefst vóórdat de werknemers in Spanje worden aangenomen. Een registratie van de werkgever in Spanje op een later moment (wanneer de werknemers al aan het werk zijn in Spanje voor de moedervennootschap) kan tot problemen leiden. Die zijn wel weer op te lossen, maar het zorgt voor een lang en kostbaar proces. Een late registratie zorgt er namelijk voor dat er over de voorgaande periode, waarbij de werknemers al werkten in Spanje maar de werkgever zich nog niet had geregistreerd, een regularisatie moet plaatsvinden. Dit houdt in dat er over de voorgaande periode alsnog, met terugwerkende kracht, sociale lasten en loonbelasting in Spanje moet worden afgedragen, en loonstroken moeten worden opgesteld. Ook dit is allemaal te regelen, maar zoals je wellicht wel zou verwachten van een bureaucratisch land als Spanje, zal je dan wel bepaalde verhogingen en boetes moeten betalen. En kan het lang duren voordat dit allemaal is geregeld. Maar hier geldt wel dat bepaalde boetes wellicht wel voorkomen kunnen worden door deze regularisatie op vrijwillige basis te doen. Indien je dus al werknemers in Spanje hebt en nog geen registratie als werkgever in Spanje, kan je dus beter alsnog op vrijwillige basis de situatie regulariseren, dan af te wachten totdat de Spaanse autoriteiten zelf actie gaan ondernemen.

OTIS Legal Group adviseert je graag hierover, en helpt je om jouw situatie goed te regelen, dan wel adequaat op te lossen! Neem gemakkelijk contact met ons op!